Визначення адміністративного помічника

Концепція допоміжного , що походить від латинського слова auxiliāris , використовується для визначення особи або речі, що надає допомогу або якусь допомогу . Адміністративні , зі свого боку, натякають на те, що пов'язано з адміністрацією (акт організації або організації ресурсів для досягнення мети).

Поняття адміністративного помічника стосується позиції або посади, яка існує в більшості компаній . Адміністративний помічник відповідає за розвиток різних видів діяльності адміністрації компанії .

Адміністративні помічники виконують типову роботу в офісі: архівація документів, оформлення документів, управління порядок денним і т.д. Зазвичай ці люди знаходяться на службі ієрархічного начальника, допомагаючи йому виконувати свої завдання.

Менеджер компанії, наприклад, може попросити адміністративного помічника зібрати всі рахунки про покупки, зроблені в останньому семестрі для аналізу витрат, гарантій, що діють, та інших даних . З іншого боку, адміністративному помічнику може бути запропоновано поспілкуватися з клієнтами, які зареєструють борг з фірмою для координації, коли колектор може зняти платіж.

Адміністративний помічник повинен мати, серед інших тем, знання про обслуговування клієнтів і постачальників, маркетинг , комерційні технології, стандарти якості, протокол, зв'язки з людьми, документацію та інформаційні технології. Чим більше знань має адміністративний асистент, тим краще він / вона може розвивати свою роботу, і чим більше можливостей він буде мати у внутрішній структурі організації.

Хоча іноді ця позиція не отримує великої поваги від суспільства, оскільки вона не на високому ієрархічному рівні, необхідно підкреслити, що офіси не могли функціонувати правильно і ефективно, якби не адміністративні помічники . Широка і різноманітна кількість завдань, які вони виконують щодня, слід розглядати разом, щоб оцінити їхню важливість.

Настільки фундаментальним є присутність адміністративного помічника в компанії, робота якої багато в чому залежить від використання інформації та функціонування адміністративних систем. Давайте розглянемо нижче деякі з найбільш значущих функцій:

* адміністративна підтримка : здійснюється за допомогою ксерокопіювання документів, архівування, відправлення повідомлень за допомогою цифрових каналів, телефонної допомоги, управління введенням і реєстрації вхідних повідомлень. На додаток до цих конкретних завдань, не рідкість замінити персонал телефонного комутатора і прийом, коли вони відсутні;

* Кореспондентське управління : хоча за останні десятиліття обсяг фізичної кореспонденції значно зменшився через переповненість Інтернету, компанії продовжують надсилати та отримувати пакети, а робота адміністративного помічника є ключовою для того, щоб все дійшло до місця призначення;

* Управління файлами : ця точка може призвести до плутанини, оскільки у великих компаніях зазвичай існує певна позиція для адміністрування файлу . Проте, коли обсяг документів не настільки великий, адміністративний помічник може взяти на себе відповідальність за замовлення та зберігання їх для подальшого використання;

* Контроль персоналу : серед їхніх завдань у цій сфері є запис про відсутність, відпрацьовані години, права на вихідні дні і претензії;

* транскрипція текстів : звичайно просять передавати чернетку на комп'ютер або переписувати запис;

* бухгалтерський облік : якби всього вищесказаного було недостатньо, деякі адміністративні помічники зобов'язані виконувати такі завдання, як підготовка рахунків-фактур і розрахунок заробітної плати, внесок у соціальне забезпечення, відрахування податків і вартість замовлення

border=0

Пошук іншого визначення